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Gérer une certification enregistrée au RNCP ou au Répertoire Spécifique en 10 points

Votre projet de certification a fait l’objet d’un avis favorable de la commission de la certification professionnelle de France Compétences et celle-ci se trouve enregistrée dans l’un des deux répertoires nationaux RNCP ou RS. Bravo ! Vous aurez pu également constater que l’épreuve n’est pas des plus aisées au regard de chacun des critères propres à ces répertoires, mais il faut quand même retenir que cette publication constitue une reconnaissance forte de l’Etat. Toutefois, l’aventure n’est pas terminée, car l’enjeu se situe désormais dans le maintien de cette certification devenue officielle et la garantie de son renouvellement. Voici 10 points de recommandations auxquels il convient de s’attacher pour conduire à bien vos certifications.

Crédit photo : Jud Mackrill – https://unsplash.com/fr/@judmackrill
1. Inscrivez vos formations sur la plateforme EDOF :

L’espace des organismes de formations est accessible sur le site https://mesdemarches.emploi.gouv.fr  Vous y trouverez toutes les indications nécessaires pour l’inscription de la certification dans « Mon Compte Formation » ce qui vous permettra de prétendre à des financements venant du CPF, lequel est géré par la Caisse des Dépôts et des Consignations.

2. Conformez-vous au dossier enregistré auprès de France Compétences :

Vous devez vous assurer du strict respect des règles que vous avez-vous-mêmes définies dans votre dossier de demande d’enregistrement : référentiel de certification, fonctionnement des jurys, prise en compte des situations de handicap, modalités d’habilitation et contrôle des organismes que vous avez autorisés à former et/ou à évaluer (si vous avez opté pour cette option). Sachez que la commission de la certification professionnelle peut être conduite à opérer des contrôles, notamment suite à des réclamations de parties prenantes. Le risque, si vous êtes pris à défaut est le déférencement du répertoire, et ce de manière quasi-définitive.

3. Assurez le suivi de vos cohortes :

Combien de personnes ont-t-elles suivi la formation conduisant à la certification, combien présentes à l’examen, taux de réussite, taux d’insertion des personnes certifiées dans l’emploi et dans la spécialité visée, recueil des témoignages, traitement des éventuelles réclamations, etc. Autant d’éléments qui seront attendus pour le renouvellement de votre certification.

4. Faites vivre votre certification :

Il est indispensable, durant le temps de sa validité, de réaliser un nombre suffisant de cohortes. Sans formation, et sans délivrance de certification suffisamment significative, il ne sera pas possible d’espérer un renouvellement.

5. Évaluez votre expérience :

L’évaluation de chaque cohorte donnera lieu à un bilan qui permettra de faire évoluer la certification lors de la demande de renouvellement. Cette évaluation justifiera les propositions d’amélioration sur les points pouvant être considérés : évolution des besoins du marché de l’emploi, nouvelles attentes du public visé, contexte d’exercice professionnel, etc. Votre analyse devra permettre de définir les ajustements nécessaires pour s’adapter aux nouvelles réalités.

6. Procédez à l’analyse des correspondances possibles entre votre certification et celles publiées au RNCP et/ou au RS :

A compter de 2024, il convient de rechercher à établir des correspondances entre les blocs de compétences de votre certification RNCP avec d’autres blocs d’autres certification en cours de validité ou des certifications publiées au RS. Cette analyse devient obligatoire et il vous appartient d’en fournir la preuve. A savoir que c’est le travail d’analyse qui est obligatoire et non pas le fait d’établir ou non une quelconque correspondance.

7. Prenez compte des situations de handicap :

Au-delà des prescriptions relatives à l’accessibilité des sessions d’examen pour les candidats porteurs de handicap, il est également important que les certifiés puissent avoir été sensibilisés aux situations de handicap qu’ils peuvent susceptibles de rencontrer lors de leur exercice professionnel dans la spécialité relative à la certification obtenue. Cette disposition que vous avez fait valoir dans votre premier dossier ne peut rester déclarative et doit faire à l’objet d’une évaluation à minima.

8. Communiquez les modalités d’accès à la certification RNCP par la VAE :

L’accès à la certification par la VAE est une condition obligatoire pour les titres inscrits au RNCP. Par conséquent, la commission de la certification professionnelle sera attentive aux moyens que vous aurez développés pour faciliter cet accès, notamment en matière d’information du public. Celui-ci doit avoir accès aux informations utiles pour solliciter l’obtention du titre entier ou d’un ou plusieurs blocs de compétences (pour les certifications enregistrées à compter de 2023).

9. Restez en veille des évolutions règlementaires :

Les conditions d’enregistrement aux répertoires nationaux évoluent de manière régulière. Il est indispensable de se référer aux documents actualisés téléchargeables dans la base documentaire de France Compétences (guides et vade-mecum en vigueur).

10. Tenez compte des délais d’instruction pour le renouvellement :

N’attendez pas le terme de votre certification pour en solliciter le renouvellement. En effet, les délais d’instruction s’appliquent comme s’il s’agissait d’une nouvelle demande et cela prend généralement plusieurs mois auxquels il faut ajouter le temps de travail pour l’ingénierie de votre projet de renouvellement.

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L’essentiel de l’arrêté du 31 mai 2023 en 10 points

L’arrêté du 31 mai 2023 portant sur diverses mesures en matière de certification qualité des organismes de formation apporte des précisions et des compléments importants sur le process de labellisation Qualiopi. Sensus-Actio vous présente ici les éléments les plus substantiels.

1. Il n’est plus possible de prétendre à Qualiopi sur une catégorie d’action sans programmation ni mise en œuvre d’une action correspondante :

La mise en œuvre d’une action relevant de chaque catégorie d’actions concourant au développement des compétences concernée est un prérequis pour le déclenchement de l’audit. Désormais, la labellisation ne peut être envisagée sans qu’une action ne soit engagée ou réalisée dans la catégorie concernée :

  • Actions de formation continue – Actions de formation par l’apprentissage – Bilans de compétences – Accompagnement VAE
2. Nouveaux entrants : des modalités d’audit aménagées :

Les nouveaux entrants, soit du fait de leur première année d’activité dans la formation, soit débutant une activité sur une nouvelle catégorie font l’objet d’un audit aménagé sur un certains nombre d’indicateurs. Cet aménagement permet entre autres la réalisation d’un audit sur une action en cours, sachant que l’audit de surveillance suivant reviendra sur les indicateurs ayant fait l’objet d’aménagements.

3. Affichage obligatoire du certificat Qualiopi dans les locaux et sur le site internet de l’organisme :

Le défaut d’affichage du certificat, à compter du 1er septembre 2023 dans les normes préconisées donnent lieu à une non-conformité majeure lors de l’audit suivant. N’attendez pas pour effectuer cette mise à jour, même si votre prochain audit n’est pas pour tout de suite. Si vous n’avez pas de site internet, vous devez remettre une copie du certificat, à leur demande, aux candidats, stagiaires et financeurs. Si vos formations sont réalisées dans des locaux que vous utilisez de manière occasionnelle, pensez à afficher le certificat, dans la salle utilisée, sur un chevalet près de vous ou en le fixant au dos de votre ordinateur portable afin qu’il puisse être visible de tous.

4. Indicateurs obligatoirement passés en revue à l’audit de surveillance :

L’arrêté précise les indicateurs qui doivent être obligatoirement passés en revue lors de l’audit de surveillance. Ainsi, les indicateurs 1 (communication des programmes), 17 (moyens), 19 (ressources pédagogiques) et pour ceux qui sont concernés par des formations certifiantes l’indicateur 3 (communication des taux de réussite aux examens) sont obligatoirement observés. Il en est de même pour tous les indicateurs ayant fait l’objet de non-conformités lors de l’audit initial, ainsi que ceux qui n’ont pas été examinés dans le cadre des audits initiaux aménagés.

5. Audit de surveillance rallongé pour les nouveaux entrants :

La durée de l’audit de surveillance est rallongée d’une demi-journée pour les organismes nouveaux entrants lors de l’audit initial. Cette disposition est à rattacher aux modalités d’audit aménagé pour les nouveaux entrants, point évoqué plus haut.

6. A quel moment réaliser l’audit de renouvellement :

Il est précisé que l’audit de renouvellement donne lieu à un nouveau certificat. La décision de renouvellement doit intervenir avant l’expiration de la certification. En cas de renouvellement, la nouvelle décision de certification prend effet le lendemain de la date d’échéance du précédent certificat. Sachant qu’en cas de non-conformité à l’audit de renouvellement, le délai pour lever les non-conformités peut atteindre trois mois, il est préférable de fixer avec son certificateur un audit de renouvellement à au moins quatre mois de la date d’expiration du certificat.  

7. Changer de certificateur : possible, mais…

Il est possible de changer de certificateur. Dans ce cas, le dossier détaillé doit suivre de l’ancien organisme certificateur vers le nouveau. Ce dossier doit préciser notamment les éventuelles non-conformités détectées lors des audits précédents, les plans d’action corrective, l’état de résolution de ces non-conformités, ainsi que les éventuelles réclamations.

8. Procédure de signalement pour le non-respect du référentiel national 

L’article 5 bis précise les procédures mises en œuvre en cas de signalement auprès de l’organisme certificateur portant sur le non-respect du référentiel national. En fonction de la gravité du signalement, l’organisme certificateur peut suspendre la certification. Il a l’obligation de préserver la confidentialité de l’identité de la personne à l’origine du signalement. Cette disposition répond aux exigences de la norme internationale d’accréditation correspondant à l’exercice de l’activité de certification des produits, des procédés et des services en matière de traitement des plaintes. Elle renforce le caractère essentiel du suivi régulier et rigoureux de la démarche qualité par les organismes concourant au développement des compétences.

9. Conséquences d’un refus ou d’un retrait de certification :

Un refus ou un retrait de certification contraint l’organisme candidat à ne pas pouvoir déposer de nouvelle demande avant un délai de trois mois, à compter de la date du refus ou du retrait. Compte tenu des durées nécessaires pour la mise en place d’un nouvel audit, cette sortie de la certification risque de durer bien au-delà des trois mois prescrits, avec toutes les conséquences que l’on peut imaginer, sans compter la mauvaise publicité générée.  

10. Cas des organismes multisites :

Enfin, l’arrêté précise les modalités d’organisation des audits pour les organismes multisites : échantillonnage des sites, nombre, passage en revue de la fonction centrale… A savoir, qu’un site est considéré comme tel par la présence de personnel permanent de l’organisme (des formations organisées dans des salles louées occasionnellement dans divers lieux ne constituent pas des sites). Les organismes multisites doivent mettre en place une fonction centrale garantissant l’application d’un seul et unique système qualité. Elle ne peut pas être sous-traitée et doit avoir une autorité organisationnelle pour le fonctionnement du système qualité. Celle-ci doit inclure la totalité des sites dans son programme de surveillance générale. L’absence ou le dysfonctionnement de cette fonction aura pour effet de générer des non-conformités sur plusieurs indicateurs du référentiel. Une seule non-conformité majeure relevée sur un seul site peut compromettre la certification de l’organisme dans son entier. Il est interdit d’exclure un site du périmètre de certification.


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Qualiopi : Approche par les processus ou par relevé de preuves ?

Les échanges sont nombreux, dans les milieux de la formation, pour exprimer des ressentis très différents sur la mise en place et le pilotage des démarches qualité visant l’obtention du label Qualiopi.  

Crédit photo : charlesdeluvio

Deux approches s’affrontent et animent des débats parfois un peu tendus sur l’utilité et le sens de Qualiopi. Si les uns reconnaissent une démarche structurante qui permet de se situer dans un environnement, un parcours, et ainsi prendre de la distance pour mieux évaluer et décider des actions à mettre en place, d’autres n’y voient « qu’une charge administrative et un moyen de s’acheter une crédibilité sans avoir fait de preuves » pour reprendre un verbatim recueilli sur Linkedin.

Ces deux lectures opposées ne sont par ailleurs pas spécifiques à Qualiopi. En fait, cette différence de regard pose la question de la place que la démarche qualité prend dans le projet de l’organisation.

Soit le seul but final est conformité à la liste d’indicateurs d’un référentiel, auquel cas, il est fort probable que les acteurs de l’organisation ne voient pas l’utilité d’actions qui paraissent d’autant plus inutiles que chronophages et ennuyeuses.

Soit, on considère que la démarche est au service du projet de l’organisation, ce qui prend un tout autre sens.

Le référentiel national Qualité, s’adressant aux organismes concourant au développement des compétences, a été conçu dans une logique de gestion de projet, et il est indispensable de pouvoir le lire de cette manière. En effet, considérer chaque critère et indicateur de manière isolée, ne permet pas de visualiser la structure du référentiel, ni le lien des indicateurs entre eux. Dès lors, le traitement par la recherche de preuves dans une telle logique peut très vite devenir décourageant et ennuyeux.

A l’inverse, si on opte pour une lecture dans un mode « projet », en s’interrogeant sur comment les éléments du référentiel servent les différentes composantes du projet de l’organisation, alors tout prend une autre dimension. Mais encore faut-il que le projet existe, soit connu et partagé des acteurs de l’organisation. Si l’on admet cela, on peut aisément procéder à une lecture de l’organisation sous le prisme de la méthodologie de projet, associée au référentiel. Nous avons tenté dans cet article de rendre visible les liens et articulations du projet de l’organisation, dans tout ce qu’il contient de vivant, à la fois stable et en mouvement permanent. Le tableau ci-après, à double entrée, présente les correspondances entre d’une part les ingrédients de tout projet, et d’autre part les 32 indicateurs du référentiel Qualiopi :  

Vous avez trouvé des exemples qui justifient de mettre des croix là où il n’y en a pas ? Alors, tant mieux, car c’est sans doute que votre regard vous conduit à observer le fonctionnement de l’organisme sous l’angle de la gestion de projet, ce qui était précisément l but de notre propos.

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Les formateurs sous-traitants doivent-ils avoir un numéro de déclaration d’activité ?

Un sous-traitant a-t-il obligation de solliciter un numéro de déclaration d’activité (NDA) auprès de l’administration du Ministère du Travail ? Le débat n’est visiblement pas tranché sur la question. A l’origine de celui-ci, les consignes données par la plupart des DREETS à partir du guide à l’usage des organismes de formation professionnelle, lire par exemple en page 21 celui de PACA : 

https://paca.dreets.gouv.fr/sites/paca.dreets.gouv.fr/IMG/pdf/guide_a_l_usage_des_organismes_de_formation_professionnelle-2.pdf :

« Lorsqu’un organisme de formation ne peut pas assurer tout ou partie d’une formation, il peut conclure un contrat de sous-traitance avec un autre prestataire de formation. Ce contrat porte sur une formation clairement déterminée, dans son contenu comme dans sa durée. Chaque partie au contrat en conserve un exemplaire, daté et signé. Le donneur d’ordre garde la responsabilité contractuelle de la formation dispensée par le sous-traitant. Le sous-traitant établit une facture et se fait payer, après réalisation de la prestation, sous forme d’honoraires. Il a obligation de demander un numéro de déclaration d’activité. Il est immatriculé au registre du commerce et des sociétés avec un numéro SIRET ». On retrouve très exactement le même texte dans la plupart des guides publiés par les DREETS dans leurs régions respectives.

Il semblerait que cette obligation trouve sa source dans la circulaire du 6 janvier 2011 de la DGEFP n°2011-01 accessible par le lien suivant : https://travail-emploi.gouv.fr/publications/picts/bo/30012011/TRE_20110001_0110_0002.pdf Celle-ci précise en page 3/18 :

  • les personnes assujetties à la déclaration d’activité peuvent être des personnes morales de droit privé, de droit public et des personnes physiques
  • la déclaration est souscrite par les prestataires de formation qui réalisent des actions de formation professionnelle visées par l’article 6313-1 et suivants du Code du Travail (sous traitants ou non – NdR)
  • est recevable le sous-traitant qui conclut un contrat de prestation avec un organisme de formation pour apporter son concours pédagogique à la réalisation d’une action de formation, dès lors que ce contrat revêt l’ensemble des mentions prévues à l’article R-6353-1
  • la déclaration d’un sous-traitant au soutien de laquelle est produit un bon de commande ou d’une facture revêtue des mentions exigées à l’article R-6353-1 du Code du Travail est recevable

Malgré qu’un décret du 28 décembre 2018 soit venu modifier l’article 6353-1, rien ne semble infirmer la validité de la circulaire après deux réformes successives en 2014 et en 2018.

Cela étant, certains juristes contestent le bien-fondé de cette interprétation car elle ne serait pas clairement inscrite dans la loi : Village Justice.com : https://www.village-justice.com/articles/dans-domaine-formation-professionnelle-sous-traitant-doit-obligatoirement,44361.html ou encore Aurélie Joubert : https://www.aurelie-joubert.fr/droit/le-nda-est-il-reellement-obligatoire-lorsque-lon-intervient-en-sous-traitance/

Bon, alors, qui croire ? Le Ministère du Travail ? Les juristes, avocats spécialisés en droit public ?

L’article L6351-1 du Code du Travail, modifié par la loi du 5 septembre 2018 précise que : « toute personne qui réalise des actions de formation, dépose auprès de l’autorité administrative une déclaration d’activité, dès la conclusion de la première convention de formation professionnelle ou du premier contrat de formation professionnelle ». Comme le précise Aurélie Joubert (citée plus haut), les contrats de prestations de services des sous-traitants ne sont pas ici clairement exprimés.

Ainsi, si l’autorité administrative considère que la circulaire de la DGEFP de 2011 a toujours force de loi, le NDA s’impose aux sous-traitants. Dans le cas contraire, libre à chacun de procéder ou non à sa déclaration.

Il est vrai que pour l’heure, aucun tribunal administratif ne semble avoir été saisi pour contester cette disposition. Il semble ne pas y avoir non plus de précédent en matière de poursuites ou d’interdiction d’exercer en direction de sous-traitants non titulaires d’un numéro de déclaration d’activité. 

Cela étant, la tendance aujourd’hui semble plutôt pencher du côté d’une obligation de déclaration des sous-traitants, si l’on en juge l’article 6323-9-1 du Code du travail, issu de la loi n°2022-587 du 19 décembre 2022 visant à lutter contre la fraude au CPF : « les sous-traitants devront désormais respecter les mêmes conditions que celles exigées de l’organisme de formation donneur d’ordre afin d’être référencés sur le portail “Mon Compte Formation”. En cas de manquement du sous-traitant, le donneur d’ordre pourra être déréférencé. »

Certes, cette nouvelle obligation est délimitée aux organismes de formation qui émargent sur les fonds du CPF. Elle implique que les sous-traitants soient non seulement déclarés auprès de leur DREETS, mais aussi labellisés « Qualiopi ». A notre avis, cette disposition pourrait fortement préfigurer une généralisation progressive à l’ensemble du secteur de la formation professionnelle continue.

Raymond BANO

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Sept critères de faisabilité pour un projet de certification professionnelle

Le CPF a créé l’engouement de nombreux organismes qui ont vu l’opportunité de pouvoir faire émarger leurs formations par la Caisse des Dépôts et Consignations. De ce fait, les conditions d’accès à l’enregistrement au Répertoire National des Certifications Professionnelles (RNCP) ou au Répertoire Spécifique des Certifications et Habilitations (RS) sont devenues le « Graal » à atteindre pour nombre d’organismes de formation souhaitant devenir certificateurs de leurs propres formations.

L’expérience a montré la difficulté de l’exercice encadré par des règles strictes régies par la norme ISO 17029 imposant des contraintes dont il faut tenir compte avant de se lancer dans la rédaction. Pour rappel, en 2022, 50,23% (41% en 2021) des dossiers ont été acceptés au RNCP, et 18,59% (18% en 2021) au RS.

Crédit photo : Glenn Carstens-Peters

Par conséquent, quels sont les principaux critères qui permettent d’évaluer la faisabilité d’une certification ? Ceux-ci sont au nombre de sept :

  1. L’intérêt de la certification pour le marché de l’emploi doit être démontré. Celui-ci peut être matérialisé par des publications : études, articles de presse spécialisée, par des offres d’emploi, des enquêtes…
  2. La qualité de la valeur d’usage exprimée par des entités utilisatrices : entreprises, personnes physiques ayant obtenu la certification sur une ou plusieurs sessions précédentes, plus éventuellement des soutiens d’institutions : deux promotions à minima sur deux années doivent être analysées pour le RNCP et au moins une expérimentation pour le Répertoire Spécifique
  3. Les objectifs de la certification doivent être déclinés en compétences de la manière suivante : verbe d’action + quoi + comment + pourquoi. Une certification visant des connaissances déconnectées de gestes professionnels ne sera pas recevable. Par exemple, connaître la norme HACCP n’est pas suffisant car l’apprenant devra démontrer son aptitude à la mettre en application
  4. Les compétences à acquérir doivent pouvoir être observables et évaluables par le biais de modalités d’évaluation adaptées : mises en situation professionnelle observée en direct ou en différé, étude de cas, entretiens avec un jury…
  5. La certification des personnes doit passer par un examen, en présence d’un jury habilité par le certificateur. Il doit être fait appel à au moins deux personnes qualifiées n’ayant pas participé au processus de formation conduisant à la certification.  Il faudra s’assurer de l’impartialité et de la posture des jurés. Il est préférable que les membres du jury soient extérieurs à l’organisme certificateur.
  6. A partir des modalités de certification, le certificateur instaure un règlement général d’examen détaillé, précis et sans équivoque sur sa mise en application
  7. Il convient de vérifier si l’activité professionnelle relève ou non d’un champ réglementé auquel cas il conviendra de préciser de quelle manière la réglementation est respectée, ce qui sous-entend le plus souvent de définir en amont des prérequis, des modalités d’acquisition de compétences spécifiques qui garantissent le respect du cadre légal et règlementaire, sans quoi le projet ne sera pas recevable

Alors ? Vous avez un projet de certification professionnelle et vous souhaitez savoir s’il est faisable, et si oui auquel des deux répertoires il convient de l’enregistrer ?

Dans ce cas, Sensus-Actio pourra vous aider à déterminer la faisabilité de votre projet, à titre gracieux et sans aucun engagement de votre part.

Pour des informations plus détaillées, vous trouverez deux documents en libre téléchargement sur le site de France Compétences :

Raymond BANO

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Bienvenue sur notre blog

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Dans les tous prochains jours, vous pourrez découvrir dans cette rubrique des articles portant sur les trois domaines d’expertise développés par Sensus-Actio, à savoir l’accompagnement et le conseil pour la certification professionnelle, la qualité (sur la base du Référentiel National Qualité donnant accès au label Qualiopi) ainsi que sur la mise en place d’actions de formation en situation de travail (AFEST). Le premier article à paraître portera sur la faisabilité des projets de certification : quelles sont les questions à se poser avant de se lancer dans l’aventure d’un dépôt sur la plateforme de France Compétences, sachant que toutes les formations, malgré leurs qualités, ne sont pas éligibles à la certification ? D’autres articles suivront pour évoquer notamment des situations de non-conformité, de non-recevabilité, de rejet, de refus de certification, situations qui font souvent débat, mais pour lesquelles nous évoquerons des pistes de solutions possibles. Dans l’attente du plaisir de pouvoir échanger autour de ces thématiques qui gravitent autour de la notion de compétences professionnelles, nous vous disons à très vite sur cet espace.

Raymond BANO