L’arrêté du 31 mai 2023 portant sur diverses mesures en matière de certification qualité des organismes de formation apporte des précisions et des compléments importants sur le process de labellisation Qualiopi. Sensus-Actio vous présente ici les éléments les plus substantiels.
1. Il n’est plus possible de prétendre à Qualiopi sur une catégorie d’action sans programmation ni mise en œuvre d’une action correspondante :
La mise en œuvre d’une action relevant de chaque catégorie d’actions concourant au développement des compétences concernée est un prérequis pour le déclenchement de l’audit. Désormais, la labellisation ne peut être envisagée sans qu’une action ne soit engagée ou réalisée dans la catégorie concernée :
- Actions de formation continue – Actions de formation par l’apprentissage – Bilans de compétences – Accompagnement VAE
2. Nouveaux entrants : des modalités d’audit aménagées :
Les nouveaux entrants, soit du fait de leur première année d’activité dans la formation, soit débutant une activité sur une nouvelle catégorie font l’objet d’un audit aménagé sur un certains nombre d’indicateurs. Cet aménagement permet entre autres la réalisation d’un audit sur une action en cours, sachant que l’audit de surveillance suivant reviendra sur les indicateurs ayant fait l’objet d’aménagements.
3. Affichage obligatoire du certificat Qualiopi dans les locaux et sur le site internet de l’organisme :
Le défaut d’affichage du certificat, à compter du 1er septembre 2023 dans les normes préconisées donnent lieu à une non-conformité majeure lors de l’audit suivant. N’attendez pas pour effectuer cette mise à jour, même si votre prochain audit n’est pas pour tout de suite. Si vous n’avez pas de site internet, vous devez remettre une copie du certificat, à leur demande, aux candidats, stagiaires et financeurs. Si vos formations sont réalisées dans des locaux que vous utilisez de manière occasionnelle, pensez à afficher le certificat, dans la salle utilisée, sur un chevalet près de vous ou en le fixant au dos de votre ordinateur portable afin qu’il puisse être visible de tous.
4. Indicateurs obligatoirement passés en revue à l’audit de surveillance :
L’arrêté précise les indicateurs qui doivent être obligatoirement passés en revue lors de l’audit de surveillance. Ainsi, les indicateurs 1 (communication des programmes), 17 (moyens), 19 (ressources pédagogiques) et pour ceux qui sont concernés par des formations certifiantes l’indicateur 3 (communication des taux de réussite aux examens) sont obligatoirement observés. Il en est de même pour tous les indicateurs ayant fait l’objet de non-conformités lors de l’audit initial, ainsi que ceux qui n’ont pas été examinés dans le cadre des audits initiaux aménagés.
5. Audit de surveillance rallongé pour les nouveaux entrants :
La durée de l’audit de surveillance est rallongée d’une demi-journée pour les organismes nouveaux entrants lors de l’audit initial. Cette disposition est à rattacher aux modalités d’audit aménagé pour les nouveaux entrants, point évoqué plus haut.
6. A quel moment réaliser l’audit de renouvellement :
Il est précisé que l’audit de renouvellement donne lieu à un nouveau certificat. La décision de renouvellement doit intervenir avant l’expiration de la certification. En cas de renouvellement, la nouvelle décision de certification prend effet le lendemain de la date d’échéance du précédent certificat. Sachant qu’en cas de non-conformité à l’audit de renouvellement, le délai pour lever les non-conformités peut atteindre trois mois, il est préférable de fixer avec son certificateur un audit de renouvellement à au moins quatre mois de la date d’expiration du certificat.
7. Changer de certificateur : possible, mais…
Il est possible de changer de certificateur. Dans ce cas, le dossier détaillé doit suivre de l’ancien organisme certificateur vers le nouveau. Ce dossier doit préciser notamment les éventuelles non-conformités détectées lors des audits précédents, les plans d’action corrective, l’état de résolution de ces non-conformités, ainsi que les éventuelles réclamations.
8. Procédure de signalement pour le non-respect du référentiel national
L’article 5 bis précise les procédures mises en œuvre en cas de signalement auprès de l’organisme certificateur portant sur le non-respect du référentiel national. En fonction de la gravité du signalement, l’organisme certificateur peut suspendre la certification. Il a l’obligation de préserver la confidentialité de l’identité de la personne à l’origine du signalement. Cette disposition répond aux exigences de la norme internationale d’accréditation correspondant à l’exercice de l’activité de certification des produits, des procédés et des services en matière de traitement des plaintes. Elle renforce le caractère essentiel du suivi régulier et rigoureux de la démarche qualité par les organismes concourant au développement des compétences.
9. Conséquences d’un refus ou d’un retrait de certification :
Un refus ou un retrait de certification contraint l’organisme candidat à ne pas pouvoir déposer de nouvelle demande avant un délai de trois mois, à compter de la date du refus ou du retrait. Compte tenu des durées nécessaires pour la mise en place d’un nouvel audit, cette sortie de la certification risque de durer bien au-delà des trois mois prescrits, avec toutes les conséquences que l’on peut imaginer, sans compter la mauvaise publicité générée.
10. Cas des organismes multisites :
Enfin, l’arrêté précise les modalités d’organisation des audits pour les organismes multisites : échantillonnage des sites, nombre, passage en revue de la fonction centrale… A savoir, qu’un site est considéré comme tel par la présence de personnel permanent de l’organisme (des formations organisées dans des salles louées occasionnellement dans divers lieux ne constituent pas des sites). Les organismes multisites doivent mettre en place une fonction centrale garantissant l’application d’un seul et unique système qualité. Elle ne peut pas être sous-traitée et doit avoir une autorité organisationnelle pour le fonctionnement du système qualité. Celle-ci doit inclure la totalité des sites dans son programme de surveillance générale. L’absence ou le dysfonctionnement de cette fonction aura pour effet de générer des non-conformités sur plusieurs indicateurs du référentiel. Une seule non-conformité majeure relevée sur un seul site peut compromettre la certification de l’organisme dans son entier. Il est interdit d’exclure un site du périmètre de certification.
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